REUNIÕES: VILÃS DA PRODUTIVIDADE?Planejamento: Você tem de saber o objetivo da reunião (e devem ser, no máximo, dois objetivos);
Pauta: A reunião tem de ter claramente uma pauta pra atingir o objetivo traçado no planejamento;
Condução: A condução é extremamente importante. O condutor é a pessoa que começa a reunião, faz com que ela aconteça no horário e evita conversa paralela. É ele quem dá ritmo à reunião. O condutor não precisa, necessariamente, ser líder - essa posição não tem a ver com cargo. Um bom condutor deve ter assertividade, objetividade, foco, tranqüilidade, autocontrole, percepção aguçada e excelente capacidade de comunicação;
Duração: O ideal é que a reunião tenha, no máximo, duas horas.
E VOCÊ, SABE FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA?
Faça o teste elaborado pela Triad Consultoria e conheça o seu perfil em reuniões. Para cada item escolha uma das opções: Nunca, Às vezes ou Sempre. E confira o resultado!
Análise do resultado
Faça a somatória dos pontos das suas respostas, de acordo com a seguinte escala:
Nunca – 1 ; Às vezes – 2 ; Sempre – 3
Até 10 pontos – Aniquilador de Reuniões: Seu perfil é de quem tem dificuldades para conduzir e realizar reuniões realmente produtivas. Provavelmente, boa parte de seu tempo está sendo perdido com as reuniões ineficazes e sua equipe deve ter percebido isso. Peça ajuda para planejar e conduzir reuniões e procure aprender técnicas para mudar essa postura. O teste indica que você precisa aprimorar a disciplina, o foco, o tempo e a forma de conduzir a comunicação na reunião.
Até 20 pontos – Aprendiz: Você está no caminho para condução de boas reuniões. Em alguns momentos você tem sucessos, mas outras reuniões são tempo perdido. Aprenda com seus erros e crie um plano de ação para reforçar seus pontos fracos. Aprenda com pessoas que têm bons resultados em suas reuniões. Um dos principais problemas que o aprendiz enfrenta é o tempo e a objetividade da reunião. Como dica, utilize um relógio visual para toda a equipe no centro da mesa e escreva o objetivo em um quadro para que todos consigam manter seu foco nele.
Acima de 21 pontos – Comandante: Você já é quase um profissional especializado em conduzir reuniões e ajuda a salvar o tempo das pessoas na sua empresa! Com esse perfil, você pode ajudar outras equipes na sua organização a fazer reuniões mais produtivas! Continue cultivando hábitos eficazes de reuniões e faça com que seu perfil seja perpetuado. Lembre-se que os maiores desafios para manter esse perfil são continuar a atingir o objetivo definido e manter o controle sobre o tempo da discussão.
Viviane Macedo
Grandes vilãs da produtividade, roubam tempo, desgastam profissionais e acontecem com uma freqüência assustadora – pois é, estamos falando de reuniões. Sem foco, sem objetivos e sem saber onde querem chegar, executivos brasileiros se tornaram viciados em reuniões improdutivas.
Vamos nos reunir para discutir o tema? Não, melhor não. Fiquemos no texto.
Pesquisa inédita realizada pela Triad Consultoria em Produtividade revela que apenas um terço das reuniões são produtivas. E essa improdutividade representa para as empresas, anualmente, o gasto de R$500 mil a cada 100 funcionários – dinheiro jogado no lixo. Será que isso também não está acontecendo na sua empresa?
Para Christian Barbosa, consultor de administração do tempo e produtividade pessoal, um dos principais motivos, se não o principal, para a falta de produtividade nas reuniões é simples: falta de objetivos e foco. Ele afirma que não se pode convocar uma reunião sem antes ter em mente o resultado que se espera no final. "Já foi o tempo em que reuniões tinham de ser apenas eficazes. Hoje, reuniões precisam de algo essencial: resultados. Reunião sem resultado é sinônimo de perda de tempo", observa.
O consultor acrescenta que a lógica de algumas empresas é "quanto mais reuniões, melhor" – como se elas trouxessem sempre resultados, o que, de fato, não acontece no dia-a-dia. "As pessoas convocam reuniões sem saber para quê. Às vezes, para fazer comunicados que poderiam ser feitos via e-mail; às vezes, para falar algo que poderia ser resolvido com uma conversa de 5 minutos no corredor", afirma.
PEIXE FORA D’ÁGUA
O consultor e palestrante Dalmir Sant’Anna acredita que muitos dos problemas de falta de resultados em reuniões se dão por causa da correria vivida pelos executivos, que não têm tempo de se planejar, pois muitas vezes passam de uma para a outra e já imaginam a próxima. "Quando chegam ao fim do dia, eles percebem que o dia passou e muito pouco conseguiram produzir. Passam muito tempo em reunião e têm pouco tempo para colocar ações em prática", diz Sant’Anna.
E o que tem de gente participando de reunião sem ao menos saber o motivo pelo qual foi convocado não está escrito. Resultado: perda de tempo, improdutividade e inutilidade "A pessoa fica presa a uma sala, sabendo que tem um monte de coisas para fazer, que a equipe está precisando de algum apoio, que nada tem a agregar, mas também não pode simplesmente levantar e sair", afirma o palestrante. Saber escolher os participantes de uma reunião é o primeiro passo para um encontro de sucesso.
DE OLHO NOS RESULTADOS
Para não correr o risco de entrar nessa maratona de reuniões tão custosas para profissionais e empresas, alguns passos importantes precisam ser seguidos antes de requerer esse encontro. Um bom planejamento pode revelar que não há necessidade real de uma reunião. Barbosa enumera os passos.
Grandes vilãs da produtividade, roubam tempo, desgastam profissionais e acontecem com uma freqüência assustadora – pois é, estamos falando de reuniões. Sem foco, sem objetivos e sem saber onde querem chegar, executivos brasileiros se tornaram viciados em reuniões improdutivas.Vamos nos reunir para discutir o tema? Não, melhor não. Fiquemos no texto.
Pesquisa inédita realizada pela Triad Consultoria em Produtividade revela que apenas um terço das reuniões são produtivas. E essa improdutividade representa para as empresas, anualmente, o gasto de R$500 mil a cada 100 funcionários – dinheiro jogado no lixo. Será que isso também não está acontecendo na sua empresa?
Para Christian Barbosa, consultor de administração do tempo e produtividade pessoal, um dos principais motivos, se não o principal, para a falta de produtividade nas reuniões é simples: falta de objetivos e foco. Ele afirma que não se pode convocar uma reunião sem antes ter em mente o resultado que se espera no final. "Já foi o tempo em que reuniões tinham de ser apenas eficazes. Hoje, reuniões precisam de algo essencial: resultados. Reunião sem resultado é sinônimo de perda de tempo", observa.
O consultor acrescenta que a lógica de algumas empresas é "quanto mais reuniões, melhor" – como se elas trouxessem sempre resultados, o que, de fato, não acontece no dia-a-dia. "As pessoas convocam reuniões sem saber para quê. Às vezes, para fazer comunicados que poderiam ser feitos via e-mail; às vezes, para falar algo que poderia ser resolvido com uma conversa de 5 minutos no corredor", afirma.
PEIXE FORA D’ÁGUA
O consultor e palestrante Dalmir Sant’Anna acredita que muitos dos problemas de falta de resultados em reuniões se dão por causa da correria vivida pelos executivos, que não têm tempo de se planejar, pois muitas vezes passam de uma para a outra e já imaginam a próxima. "Quando chegam ao fim do dia, eles percebem que o dia passou e muito pouco conseguiram produzir. Passam muito tempo em reunião e têm pouco tempo para colocar ações em prática", diz Sant’Anna. E o que tem de gente participando de reunião sem ao menos saber o motivo pelo qual foi convocado não está escrito. Resultado: perda de tempo, improdutividade e inutilidade "A pessoa fica presa a uma sala, sabendo que tem um monte de coisas para fazer, que a equipe está precisando de algum apoio, que nada tem a agregar, mas também não pode simplesmente levantar e sair", afirma o palestrante. Saber escolher os participantes de uma reunião é o primeiro passo para um encontro de sucesso.
DE OLHO NOS RESULTADOS
Para não correr o risco de entrar nessa maratona de reuniões tão custosas para profissionais e empresas, alguns passos importantes precisam ser seguidos antes de requerer esse encontro. Um bom planejamento pode revelar que não há necessidade real de uma reunião. Barbosa enumera os passos.
E VOCÊ, SABE FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA?
Faça o teste elaborado pela Triad Consultoria e conheça o seu perfil em reuniões. Para cada item escolha uma das opções: Nunca, Às vezes ou Sempre. E confira o resultado!
Análise do resultado
Faça a somatória dos pontos das suas respostas, de acordo com a seguinte escala:
Nunca – 1 ; Às vezes – 2 ; Sempre – 3
Até 10 pontos – Aniquilador de Reuniões: Seu perfil é de quem tem dificuldades para conduzir e realizar reuniões realmente produtivas. Provavelmente, boa parte de seu tempo está sendo perdido com as reuniões ineficazes e sua equipe deve ter percebido isso. Peça ajuda para planejar e conduzir reuniões e procure aprender técnicas para mudar essa postura. O teste indica que você precisa aprimorar a disciplina, o foco, o tempo e a forma de conduzir a comunicação na reunião.
Até 20 pontos – Aprendiz: Você está no caminho para condução de boas reuniões. Em alguns momentos você tem sucessos, mas outras reuniões são tempo perdido. Aprenda com seus erros e crie um plano de ação para reforçar seus pontos fracos. Aprenda com pessoas que têm bons resultados em suas reuniões. Um dos principais problemas que o aprendiz enfrenta é o tempo e a objetividade da reunião. Como dica, utilize um relógio visual para toda a equipe no centro da mesa e escreva o objetivo em um quadro para que todos consigam manter seu foco nele.
Acima de 21 pontos – Comandante: Você já é quase um profissional especializado em conduzir reuniões e ajuda a salvar o tempo das pessoas na sua empresa! Com esse perfil, você pode ajudar outras equipes na sua organização a fazer reuniões mais produtivas! Continue cultivando hábitos eficazes de reuniões e faça com que seu perfil seja perpetuado. Lembre-se que os maiores desafios para manter esse perfil são continuar a atingir o objetivo definido e manter o controle sobre o tempo da discussão.
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